Die unmittelbare Nachrichtenübermittlung ist eine Kommunikationsmethode in Echtzeit, was maßgeblich der Unterschied zu E-Mail ist. Es gibt verschiedene Bezeichnungen für Instant Messaging. Der erste Dienst im Internet war ICQ Ende 1996, im Mobilfunk ist es SMS (erste Planungen 1984 und erster Standard 1989).
Neben der Echtzeit sind vor allem auch Gruppen-Chats beliebt. Bei Gruppen-Chats sind als Vorläufer Newsgroups und Web-Foren zu nennen.
Großer Nachteil von Instant Messaging ist die fehlende organisierte Archivierung und sortierte Ablage in Ordnern/Themen-Bereichen, wie das sehr leicht möglich ist mit E-Mail.
Ein weiterer Nachteil sind in sich geschlossene Systeme wie das bei WhatsApp, Signal usw. der Fall ist, die keine Schnittstellen und Übergabepunkte zu anderen Systemen bieten. Auch hier ist E-Mail weiterhin ausgereifter.
Geht es um die Hoheit über die Daten, wie das für unternehmerische Kommunikation und Einhaltung von Compliance notwendig ist, empfiehlt sich eher E-Mail. Durch den beteiligten E-Mailserver, wo die E-Mails liegen, besteht im Falle X z.B. durch einen schweren Unfall eines Kollegen weiterhin der Zugriff auf die betriebliche E-Mails. Alternativ kann im Instant Messaging-Bereich ein XMPP-Server installiert werden, der die Vorzüge der Echtzeit mit der Adressierung unter der eigenen Domain als auch die Hoheit auf die Daten ermöglicht, gleichzeitig kann über Schnittstellen mit anderen System kommuniziert werden.
Übersicht
Eine gute Übersicht über Messenger bietet https://www.messenger-matrix.de/
Wie dort gut zu sehen ist, gibt es nicht DEN Messenger. Vielmehr hängt die Auswahl vom persönlichen Blickwinkel und der eigenen Gewichtung ab.
Empfehlung
Meine Empfehlung ist sicherlich zuerst Conversations(XMPP) mit eben der Option des Betriebes eines eigenen Servers, als nächstes folgt Threema und danach mit Abstand Signal. Bei Threema ist insbesondere für Unternehmen und Organisationen die Management-Konsole Threema Work interessant, wo u.a. private Geräte und das dortige installierte Threema verwaltet werden können. Die Feature-Liste ist lang und beinhaltet auch Schnittstellen zu E-Mail. Hilfreich ist sicherlich auch der Vergleich zu anderen in Betrieben üblichen Diensten wie z.B. Microsoft Teams oder Teamwire.