DSGVO - Identifikation von Handlungsfeldern

Aus Sicht der Landesbeauftragen für Datenschutz Niedersachsen eine gute Übersicht zur Identifikation von Handlungsfeldern für Verantwortliche.

Datenschutz ist Chefsache

  1. Haben Sie sich als Geschäftsleitung mit den Anforderungen der DSGVO und des BDSG befasst? Kennen Sie insbesondere die Regelungen
    • zur Rechenschaftspflicht über die Einhaltung der Grundsätze der Datenverarbeitung (Art. 5 Absatz 2 DSGVO)?
    • zu den Informationspflichten gegenüber den Betroffenen, deren Daten Sie verarbeiten (Art. 12 - 14 DSGVO)?
    • zu den Rechten der Betroffenen auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)?
    • zur technischen und organisatorischen Sicherheit (TOM) der Datenverarbeitung Art. 32 DSGVO?
    • zur Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO)?
    • zur Meldung von Datenschutzverstößen (Art. 33 DSGVO)?
  2. Wer ist in Ihrem Unternehmen neben der Geschäftsleitung für Datenschutzthemen zuständig? Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellt (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG)?
  3. Wurden Ihre Beschäftigten über die neuen Datenschutzregelungen informiert und/oder geschult?

Bestandsaufnahme

  1. Haben Sie alle Ihre Geschäftsabläufe, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen (Art. 30 DSGVO)? Denken Sie hierbei insbesondere an die
    • Verarbeitung von Kundendaten
    • Verarbeitung von Beschäftigtendaten
    • Verarbeitung von Daten von Kindern
    • Verarbeitung von Daten für Dritte als Auftragsverarbeiter
  2. Wird dieses Verzeichnis regelmäßig aktualisiert? Wer ist hierfür in Ihrem Unternehmen zuständig?

Zulässigkeit der Verarbeitung

Sie benötigen für jede Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage. Dies kann eine gesetzliche Regelung oder eine Einwilligung der Betroffenen sein.

  1. Haben Sie für alle Verarbeitungen eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 bis 11 DSGVO sowie § 26 BDSG?
  2. Haben Sie dies dokumentiert?
  3. Haben Sie Ihre Muster für Einwilligungserklärungen für Kunden, Interessenten usw. an die Anforderungen von Art. 7 und 13 DSGVO (insbesondere: erweiterte Informationspflichten, auch zur jederzeitigen Widerrufbarkeit der Einwilligung)?

Betroffenenrechte und Informationspflichten

  1. Die Betroffenen sind über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. Dies hat insbesondere in einer transparenten, leicht zugänglichen Form sowie in einer klaren und einfachen Sprache zu erfolgen (Art. 12 DSGVO).
    Wie stellen Sie diese datenschutzkonforme Information der Betroffenen über alle in Art. 13 und 14 DSGVO genannten Punkte sicher?
    Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang folgende Informationen:
    • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden) *Zwecke und Rechtsgrundlage(n) für die Verarbeitung personenbezogener Daten
    • Dauer der Speicherung, ggf. Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer
    • Hinweis auf Betroffenenrechte
    • Bei Datenverarbeitung auf Basis von Einwilligungen: Hinweis auf Recht zum Widerruf der Einwilligung
    • Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
    • Herkunft der Daten
  2. Wie stellen Sie die weiteren Betroffenenrechte sicher (Art. 15-22 DSGVO)? Denken Sie dabei insbesondere an folgende Rechte:
    • Recht auf Auskunft
    • Recht auf Berichtigung
    • Recht auf fristgemäße Löschung der verarbeiteten Daten
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
    • Recht auf Datenübertragbarkeit

Personenbezogene Daten von Kindern

  1. Verarbeiten Sie auch personenbezogene Daten von Kindern in Bezug auf Dienste der Informationsgesellschaft?
  2. Wenn ja, haben Sie in diesen Fällen an die besonderen Anforderungen an die Einwilligung gedacht (Art. 8 DSGVO)?

Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen

  1. Setzen Sie oder Ihre Dienstleister technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) ein, die ein dem Verarbeitungsrisiko angemessenes Schutzniveau gewährleisten (Art. 32 DSGVO)? Haben Sie Ihre diesbezügliche Schutzbedarfsklassifizierung dokumentiert?
  2. Setzen Sie Pseudonymisierungs- oder Verschlüsselungsverfahren ein? In welchen Fällen?
  3. Haben Sie für die von Ihnen eingesetzten IT-Anwendungen jeweils ein dokumentiertes Rollen- und Berechtigungskonzept?
  4. Wie stellen Sie sicher, dass bei der Beschaffung von IT, Änderung oder Neuentwicklung von Produkten oder Dienstleistungen Datenschutzanforderungen von Anfang an mit berücksichtigt werden (Art. 25 DSGVO)?

Verträge prüfen

  1. Haben Sie Ihre bestehenden Verträge mit Auftragsverarbeitern, d.h. mit Unternehmen, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, an die Regelungen (Art. 26 – 28 DSGVO) angepasst? Dokumentieren Sie Anweisungen, die Sie Ihren Auftragsverarbeitern geben?
  2. Bestehen für alle Verarbeitungen, bei denen eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland möglich ist, entsprechende zusätzliche Garantien/Vereinbarungen?
    • EU-Standardvertragsklauseln
    • Binding Corporate Rules

Datenschutz-Folgenabschätzung

  1. Führt Ihr Unternehmen Verarbeitungen mit einem voraussichtlich hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen durch (Art. 35 DSGVO)? Dies gilt z.B. bei einer umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten.
  2. Falls ja, haben Sie für die in diesen Fällen erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung in Ihrem Unternehmen einen Prozess eingeführt?
  3. Wer ist für diesen Prozess zuständig?

Meldepflichten

  1. Haben Sie in Ihrem Unternehmen einen Prozess zur Meldung von Datenschutzverstößen an die Aufsichtsbehörde eingeführt (Art. 33 DSGVO)?
    • Haben Sie dabei insbesondere auch die Einhaltung der Meldefrist von 72-Stunden beachtet?
    • Wer ist in Ihrem Unternehmen für die Meldung zuständig?
  2. Falls Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, denken Sie an die Meldung von seinen/ihren Kontaktdaten an die Aufsichtsbehörde.

Dokumentation

  1. Können Sie die Einhaltung aller vorstehend genannten Pflichten/Anforderungen (schriftlich) nachweisen?
  2. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation immer auf dem neuesten Stand ist?

basiert auf "Nur noch 6 Monate bis zur Anwendung der Datenschutz-Grundverordnung" der Landesbeauftragen für den Datenschutz Niedersachsen, Dezember 2017. Wurde sprachlich auf das Jahr 2021 angepasst.